Procedura ochrony sygnalistów

PROCEDURA ZGŁASZANIA PRZYPADKÓW NIEPRAWIDŁOWOŚCI, PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH ORAZ OCHRONY OSÓB DOKONUJĄCYCH ZGŁOSZEŃ W NSZOZ MERKURY Sp. z o.o.

PODSTAWY PRAWNE

1. Procedurę opracowano na podstawie:

• Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23.10.2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L Nr 305).
• Ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (tekst jedn.: Dz.U. z 2022 r., poz. 593).

§1 DEFINICJE

Przez użyte w procedurze określenia rozumie się:

1. Placówka - NSZOZ MERKURY Sp. z o.o. z siedzibą w 41-300 Dąbrowie Górniczej przy ul. Adamieckiego 13
2. Pracodawca (kierownik placówki) - Prezes Zarządu NSZOZ MERKURY Sp. z o.o. z siedzibą w 41-300 Dąbrowie Górniczej przy ul. Adamieckiego 13 - należy przez to rozumieć pracodawcę w rozumieniu art. 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320 z późn. zm.);  
3. Pełnomocnik ds. naruszeń – pracownik odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń oraz prowadzenie działań następczych w zakresie nieprawidłowości;
4. Zespół ds. naruszeń prawa – zespół (komisja) odpowiedzialny za prowadzenie postępowania dot. zgłoszenia nieprawidłowości (zgłoszenia sygnalizacyjnego), powoływany doraźnie odrębnym zarządzeniem, do kompleksowego wyjaśnienia okoliczności opisanych w zgłoszeniu, działający wg zasad określonych dla postępowania wyjaśniającego;
5. Przewodniczący Zespołu ds. naruszeń prawa – osoba odpowiedzialna za bieżące funkcjonowanie procesu i realizację zadań wynikających z Regulaminu, wskazana przez Zarząd, będąca jednocześnie przewodniczącym Komisji;
6. Procedura – niniejszy dokument dotyczący przyjmowania zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń;
7. anonim – zgłoszenie dokonane przez osobę, co do której nie jest możliwa identyfikacja tożsamości;
8. działania odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa zgłaszającego lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę zgłaszającemu;
9. działania następcze – działania podjęte przez odbiorcę zgłoszenia w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz w stosownych przypadkach, w celu zaradzenia naruszeniu będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym poprzez takie działania, jak dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działania podejmowane w celu odzyskania środków lub zamknięcie procedury;
10. informacje na temat naruszeń – dowody potwierdzające faktyczne naruszenia, jak również uzasadnione podejrzenia co do potencjalnych naruszeń, których jeszcze nie popełniono;
11. naruszenie prawa – działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa
12. sygnalista (osoba dokonująca zgłoszenia) – osoba fizyczna lub prawna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z pracą w tym:

• pracownik
• pracownik tymczasowy,
• osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
• przedsiębiorca,
• akcjonariusz lub wspólnik,  
• członek organu osoby prawnej,
• osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
• stażysta,  
• wolontariusz,  
• praktykant,
• osoba fizyczna przed nawiązaniem stosunku pracy (w trakcie rekrutacji lub negocjacji) lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji albo dostarczania towarów, lub gdy taki stosunek już ustał;

13. osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna lub prawna, która pomaga osobie dokonującej zgłoszenia w tej czynności i której pomoc nie powinna zostać ujawniona
14. osoba, której dotyczy zgłoszenie - osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub z którą osoba ta jest powiązana;
15. osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna, która pomaga zgłaszającemu w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
16. osoba powiązana ze zgłaszającym — należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych w kontekście związanym z pracą, w tym współpracownika, członka rodziny zgłaszającego lub świadka;
17. zgłoszenie sygnalizacyjne – przekazanie informacji na temat naruszenia, co do którego doszło lub może dojść w organizacji, w której osoba zgłaszająca pracuje lub pracowała, lub w innej organizacji, z którą utrzymuje lub utrzymywała kontakt w kontekście wykonywanej pracy;
18. zgłoszenie wewnętrzne – ustne lub pisemne przekazanie informacji o naruszeniu prawa (Pracodawcy);
19. zgłoszenie zewnętrzne – przekazanie informacji o naruszeniu prawa organowi publicznemu lub organowi centralnemu;
20. ujawnienie publiczne – podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
21. informacja zwrotna – przekazanie zgłaszającemu informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
22. postępowanie wyjaśniające – postępowanie prowadzone w związku ze złożonym zgłoszeniem;
23. kontekst związany z pracą – obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym, na rzecz tego podmiotu lub w podmiotach jej zależnych, w ramach, których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych; 
24. kanał zgłaszania – techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie zgłoszenia;
25. rejestr – rejestr zgłoszeń sygnalizacyjnych zawierający informacje dotyczące zgłoszenia oraz przebiegu i rozstrzygnięcia postępowania w sprawie naruszenia prawa.

§2 POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Strategia działania Placówki jest oparta na odpowiedzialności, zapobieganiu korupcji oraz zapobieganiu powstawania innych nieprawidłowości zarówno wewnątrz jak i wśród podmiotów współpracujących przy uwzględnieniu szeregu aspektów, w szczególności interesów społecznych, ochrony środowiska, relacji z różnymi grupami współpracowników.
2. Podstawowym celem Procedury zgłaszania wewnętrznych naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych jest zapewnienie ochrony osobom zgłaszającym naruszenia oraz zapewnienie efektywności ich wykrywania i podejmowania działań w celu ich wyeliminowania.
3. Placówka prowadzi swoją działalność w oparciu o bezwzględne poszanowanie przepisów prawa, dobrych praktyk oraz najwyższych standardów etycznych.
4. Podstawowym celem Procedury jest utworzenie systemu informowania o nieprawidłowościach w Placówce poprzez stworzenie bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych, zapobiegających podejmowaniu jakichkolwiek działań odwetowych wobec sygnalisty.
5. Proces anonimowego przyjmowania zgłoszeń umożliwia wszystkim Zgłaszającym/Sygnalistom dokonywanie zgłoszeń za pośrednictwem specjalnych i niezależnych kanałów komunikacji, w sposób zapewniający ochronę przed działaniami o charakterze represyjnym, dyskryminujących lub innego rodzaju niesprawiedliwego traktowania, mogącymi być następstwem zgłoszenia.  
6. Niniejsza Procedura powstała po konsultacjach z przedstawicielami osób świadczących pracę w Placówce
7. Procedura określa w szczególności:

• zakres nieprawidłowości objętych Procedurą,
• zakres osób uprawnionych,
• zasady zgłaszania nieprawidłowości przez osoby uprawnione do dokonania zgłoszenia,
• odpowiedzialność w zarządzaniu nieprawidłowościami,
• proces rozpatrywania oraz zarządzania nieprawidłowościami,
• zasady zachowania poufności, w szczególności zasady zachowania w tajemnicy dokonanych zgłoszeń nieprawidłowości przez sygnalistów oraz tożsamości osób dokonujących zgłoszeń.

8. Procedura jest przechowywana jest w wersji elektronicznej oraz papierowej w siedzibie Placówki.
9. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby w Placówce przekazuje się informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
10. Placówka prowadzi regularne szkolenia, w ramach których omawiana jest Procedura.  
11. Placówka informuje swoich pracowników i współpracowników o wejściu w życie Procedury oraz o jej zmianach.  
12. Przegląd Procedury wykonywany jest systematycznie, nie rzadziej jednak niż raz do roku.  
13. Procedura jest udostępniana do wglądu wszystkim pracownikom Placówki i współpracownikom na ich wniosek.

§3 PROCEDURA ZGŁASZANIA WEWNĘTRZNYCH NARUSZEŃ PRAWA

1. Placówka ustala niniejszą Procedurę zgłaszania wewnętrznych naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych, zwaną dalej Procedurą. Procedura zostaje podana do wiadomości osób wykonujących pracę na rzecz Placówki, na dwa tygodnie przed jej wejściem w życie.
2. Każdy pracownik, zleceniobiorca i inna osoba, współpracująca z Placówką, potwierdza zapoznanie się z niniejszą Procedurą, poprzez złożenie oświadczenia, w formie pisemnej lub elektronicznej, o treści określonej w załączniku do niniejszej procedury.
3. Przekazanie informacji o Procedurze osobie ubiegającej się o wykonywanie pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, dokonuje się wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

§4 ZAKRES STOSOWANIA PROCEDURY

1. Procedura i jej postanowienia mają zastosowanie do poniższych grup osób uprawnionych do dokonania zgłoszenia:

• pracownicy i współpracownicy oraz byli pracownicy i współpracownicy Placówki, osoby działające w imieniu i na rzecz Placówki,
• wszelkie inne osoby w jakikolwiek sposób powiązane z Placówką w szczególności: osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia nieprawidłowości, praktykanci, stażyści lub kandydaci do zatrudnienia, jeśli informacje dotyczące nieprawidłowości pozyskali w trakcie procesu rekrutacji lub innych procesów poprzedzających nawiązanie stosunku zatrudnienia.

2. Zgłoszenie nieprawidłowości może dotyczyć w szczególności:

• podmiotów powiązanych z Placówką,
• osoby fizycznej uprawnionej do reprezentowania Placówki,
• pracowników i współpracowników Placówki w związku ze świadczeniem pracy,
• podwykonawcy albo innego przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną, jeżeli jego czyn zabroniony pozostawał w związku z wykonywaniem umowy zawartej z Placówką,
• pracownika lub współpracownika albo osoby upoważnionej do działania w interesie lub na rzecz przedsiębiorcy niebędącego osobą fizyczną, jeżeli jego czyn pozostawał w związku z wykonywaniem umowy zawartej przez tego przedsiębiorcę z Placówką.

3. Przez nieprawidłowości należy rozumieć posiadane przez osoby uprawnione do dokonania zgłoszenia informacje, w szczególności mogące świadczyć o:

• podejrzeniu przygotowania, usiłowania lub popełnienia czynu zabronionego przez podmioty, o których mowa w ust. 2,
• niedopełnieniu obowiązków lub nadużyciu uprawnień przez podmioty wskazane w ust. 2,
• niezachowaniu należytej staranności wymaganej w danych okolicznościach w działaniach podmiotów wymienionych w ust. 2,
• nieprawidłowościach w organizacji działalności Placówki, które mogłyby prowadzić do popełnienia czynu zabronionego lub wyrządzenia szkody,
• naruszeniu przepisów prawa powszechnie obowiązującego, na podstawie których działa Placówka,
• naruszeniu wewnętrznych procedur oraz standardów etycznych przyjętych w Placówce.

§5 OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA ZARZĄDZANIE ZGŁOSZENIAMI

1. Osobą odpowiedzialną za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń nieprawidłowości w Placówce oraz sprawującą całościowy nadzór nad przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń nieprawidłowości w Placówce jest Pełnomocnik ds. naruszeń prawa wyznaczony przez Kierownictwo Placówki.
2. Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych jest zobowiązana wykonywać czynności wynikające z niniejszej procedury w sposób sumienny i staranny z zachowam należytej staranności.
3. Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych jest zobowiązana przekazać sygnaliście oraz osobie, której dotyczy zgłoszenie, klauzulę informacyjną RODO, zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami w tym zakresie.
4. Zgłoszenia nie mogą analizować osoby, co do których z treści zgłoszenia nieprawidłowości wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób negatywnie zaangażowane w działanie lub zaniechanie, stanowiące nieprawidłowość .
5. W przypadku, gdy zgłoszenie nieprawidłowości dotyczy osoby wskazanej w ust. 1, Kierownictwo Placówki wyznacza inną osobę odpowiedzialną.

§6 SYGNALISTA

1. Zgodnie z zasadą dobrej wiary każda osoba uprawniona do dokonania zgłoszenia powinna zgłosić nieprawidłowość, jeśli istnieją po jej stronie uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe.
2. W złej wierze pozostaje zgłaszający, który działa w celu sprzecznym z prawem lub zasadami współżycia społecznego.
3. Decyzję o nadaniu statusu sygnalisty podejmuje osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń.
4. Status sygnalisty może uzyskać każdy zgłaszający, chyba że wstępna analiza zgłoszenia daje podstawy do przyjęcia, iż zgłaszający w sposób oczywisty działał w złej wierze (domniemanie dobrej wiary).
5. Jeśli zgłaszający nie dokonał zgłoszenia anonimowo, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń potwierdza przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania.
6. Przekroczenie terminu, o którym mowa powyżej, uzasadnione jest wyłącznie w razie konieczności podjęcia dodatkowych czynności w ramach wstępnej analizy zgłoszenia (np. konieczność uzupełnienia zgłoszenia, zgromadzenie dodatkowych dowodów). Wstępna analiza zgłoszenia nie może trwać dłużej niż 14 dni.
7. Jeżeli w toku postępowania wyjaśniającego okaże się, że zgłaszający, który uprzednio otrzymał status sygnalisty, działał w złej wierze, to zostaje on pozbawiony ochrony przewidzianej dla sygnalisty.

§7 OCHRONA SYGNALISTY

1. Wprowadza się bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych wobec sygnalisty również w sytuacji, gdy zgłoszenie nieprawidłowości zostało zgłoszone w dobrej wierze, a przeprowadzone postępowanie wyjaśniające wykazało, że zgłoszona nieprawidłowość nie miała miejsca.
2. Sygnaliście przysługuje pełna ochrona przed działaniami represyjnymi, dyskryminacją, mobbingiem oraz innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania.
3. Niedopuszczalnym jest zakończenie stosunku pracy lub rozwiązanie umowy wzajemnej z sygnalistą wyłącznie w związku z dokonanym przez sygnalistę zgłoszeniem nieprawidłowości.
4. Ochrona nie dotyczy sygnalisty, będącego jednocześnie sprawcą/ współsprawcą/ pomocnikiem nieprawidłowości.
5. Szczegółowe zasady ochrony danych sygnalisty określa § 16 i 17 niniejszej Procedury.

§8 SZCZEGÓŁOWE ZASADY OCHRONY DANYCH SYGNALISTY

1. Przez sygnalistę, rozumie się osobę zgłaszającą nieprawidłowości w sprawach, w których nie jest stroną ani uczestnikiem, na rzecz stron lub uczestników tych postępowań.
2. Sygnalistą jest każda osoba, która zgłasza nieprawidłowości i nie robi tego ze względu na swój własny interes prawny.
3. Sygnalista nie jest świadkiem w postępowaniu, które zostanie zainicjowane na skutek jego zgłoszenia, nie jest też uczestnikiem ani stroną wszczętego postępowania.
4. Sygnalista nie staje się stroną postępowania administracyjnego w rozumieniu przepisów art. 28 k.p.a., w sprawie toczącej się na skutek otrzymanego od niego zgłoszenia.
5. Dane osobowe osoby, której nadano status sygnalisty, podlegają szczególnej ochronie w celu ograniczenia osobistego ryzyka osoby zgłaszającej nieprawidłowości, w tym negatywnych konsekwencji ze strony osób i podmiotów, do których odnosiło się zgłoszenie.
6. Dane sygnalisty powinny pozostać poufne i nie mogą być ujawniane w toku postępowania stronom i uczestnikom tego postępowania, bez wyraźnego i jednoznacznego przyzwolenia ze strony sygnalisty.
7. Dla spraw, zgłaszanych przez osobę, której nadano status sygnalisty tworzy się odrębny rejestr spraw.
8. Osoba otrzymująca zgłoszenie, rejestruje wniosek jako odrębną sprawę, z sygnaturą odpowiednią dla zgłoszeń sygnalistów, aby zminimalizować ryzyko ujawnienia danych sygnalisty na dalszych etapach postępowania.
9. Od sygnalisty nie żąda się dodatkowych danych osobowych, niż te, które zostały przez niego wskazane w przekazanym zgłoszeniu, nawet jeżeli nie pozwalają one na jednoznaczną identyfikację.
10. Dane sygnalisty nie są ujawnianie w żadnym z dokumentów związanych z postępowaniem.
11. Danych sygnalisty nie ujawnia się na wniosek stron lub uczestników postępowania.
12. Danych sygnalisty nie zamieszcza się w rozdzielnikach dokumentów związanych z postępowaniem.
13. Sygnalista jest informowany o przebiegu i wyniku postępowania, które zostało wszczęte na skutek jego zgłoszenia, w zakresie w jakim informacja stanowi informację publiczną w ramach sprawy zarejestrowanej w związku z przekazanym przez niego zgłoszeniem.

§9 ZGŁASZANIE NIEPRAWIDŁOWOŚCI

1. Osobą uprawnioną do dokonywania zgłoszeń jest Zgłaszający/Sygnalista.
2. Zgłoszenie powinno zawierać:

• nazwę Placówki, której dotyczy Zgłoszenie,
• datę zgłoszenia,  
• przedmiot naruszenia,
• dane kontaktowe do przekazania informacji zwrotnej – adres e-mail lub adres korespondencyjny; w przypadku skorzystania ze zgłoszenia anonimowego za pośrednictwem systemu i-sygnalista nie istnieje konieczność podawania adresu kontaktowego, a śledzenie postępu w zakresie zgłoszenia możliwe jest za pośrednictwem systemu, poprzez indywidualny numer zgłoszenia,
• datę zaistnienia naruszenia i opis okoliczności naruszenia,
• wskazanie świadków, ewentualnych dowodów naruszenia.

3. Zgłoszone naruszenie może dotyczyć dziedzin prawa w zakresie:

• zapytań ofertowych  
• mobbingu i dyskryminacji;
• usług, ich bezpieczeństwa i zgodności z wymogami;
• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• bezpieczeństwa transportu;
• ochrony środowiska;
• ochrony prywatności i danych osobowych;  
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;  
• naruszeń praw pracowniczych;  
• inne.

4. Zgłoszenia nieprawidłowości mogą być przekazywane w następującej formie:

• za pomocą dedykowanej skrzynki mailowej: naruszenia@przychodniamerkury.pl
• poprzez wypełnienie formularza zgłoszenia nieprawidłowości, dostępnego pod adresem www.przychodniamerkury.pl - wzór formularza zgłoszenia stanowi załącznik Nr 1 do niniejszej procedury,
• osobiście u Pełnomocnika ds. naruszeń prawa, po wcześniejszym uzgodnieniu terminu telefonicznie po nr tel. 32 262 36 71 lub w formie zgłoszenia ustnego: osobiście (po wcześniejszym uzgodnieniu terminu). Pracownik, do którego osobiście lub telefonicznie zgłoszono nieprawidłowość dokumentuje zgłoszenie w formie karty zgłoszenia nieprawidłowości.
• pocztą na adres Placówki. W celu zachowania pełnej poufności zgłaszającego, zgłoszenie powinno być wysyłane z dopiskiem w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem „Poufne”, umieszczone w kolejnej zamkniętej kopercie zaadresowanej do Pełnomocnika ds. naruszeń prawa na adres siedziby Placówki,

5. W sytuacji, gdy Zgłoszenie dotyczy Przewodniczącego Zespołu ds. naruszeń bądź jej członka, Sygnalista może dokonać zgłoszenia w formie pisemnej, pocztą wewnętrzną lub zewnętrzną, w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem „Poufne”, umieszczonej w kolejnej, zamkniętej kopercie zaadresowanej do Kierownictwa Placówki.
6. Zgłoszenie może mieć charakter:

• jawny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia zgadza się na ujawnienie swojej tożsamości osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia;
• poufny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia nie zgadza się na ujawnienie swoich danych i dane podlegają utajnieniu;

7. Zgłoszenie nieprawidłowości powinno wskazywać jasne i wyczerpujące wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia i zawierać w szczególności:

• datę oraz miejsce zaistnienia nieprawidłowości lub datę i miejsce pozyskania informacji o nieprawidłowości,
• opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia nieprawidłowości,
• wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie nieprawidłowości,
• wskazanie ewentualnych świadków nieprawidłowości,
• wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania nieprawidłowości.

8. Zgłaszający zobowiązany jest do traktowania posiadanych przez niego informacji dotyczących podejrzenia nieprawidłowości jako tajemnicy i powstrzymania się od publicznych rozmów o zgłaszanych podejrzeniach nieprawidłowości, chyba że osoba ta jest zobowiązana do takiego działania przepisami prawa.
9. Tryb zgłaszania określony Procedurą nie służy do zgłaszania przypadków dotyczących prywatnego życia pracowników Placówki ich konfliktów pracowniczych, jeśli one nie wiążą się bezpośrednio z działalnością Placówki i nie powodują naruszenia.

§10 INFORMACJE DOTYCZĄCE ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH

1. Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do organu publicznego lub organu centralnego z pominięciem trybu przewidzianego w niniejszej Procedurze, w szczególności gdy:

• w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w Procedurze Pracodawca nie podejmie działań następczych lub nie przekaże informacji zwrotnej;
• sygnalista ma uzasadnione podstawy, by sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody;
• dokonanie zgłoszenia wewnętrznego narazi go na działania odwetowe;
• w przypadku dokonania zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez Pracodawcę z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między pracodawcą a sprawcą naruszenia prawa lub udziału pracodawcy w naruszeniu prawa.

2. Zgłoszenie dokonane do organu publicznego lub organu centralnego z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa.

§11 ZGŁOSZENIA ANONIMOWE

1. Dopuszczalne jest anonimowe zgłoszenie nieprawidłowości za pośrednictwem e-mail na adres biuro@przychodniamerkury.pl
2. Każde zgłoszenie anonimowe podlega wpisowi do rejestru. W przypadku pozostawienia anonimowego zgłoszenia bez biegu, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń ma obowiązek wskazania przyczyn uzasadniających taką decyzję.
3. Jeżeli w toku rozpatrywania zgłoszenia anonimowego zostanie ustalona tożsamość zgłaszającego, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń niezwłocznie nadaje mu status sygnalisty.

§12 FAŁSZYWE ZGŁOSZENIE

1. Zgłoszenie nieprawidłowości może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze.
2. Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń nieprawidłowości.
3. W przypadku ustalenia w wyniku wstępnej analizy zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, iż w zgłoszeniu nieprawidłowości świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, zgłaszający będący pracownikiem, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia.
4. W przypadku zgłaszającego, świadczącego na rzecz Placówki usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej, ustalenie dokonania fałszywego zgłoszenia nieprawidłowości skutkować może rozwiązaniem tejże umowy i definitywnym zakończeniem współpracy pomiędzy stronami.
5. Niezależnie od skutków wskazanych powyżej, zgłaszający świadomie dokonujący fałszywego zgłoszenia nieprawidłowości może zostać pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej, w przypadku wystąpienia szkody po stronie Placówki, związanej z fałszywym zgłoszeniem.

§13 POSTĘPOWANIE WYJAŚNIAJĄCE

1. Dostęp do kanałów zgłaszania nieprawidłowości posiadają tylko osoby odpowiedzialne za zgłoszenie.
2. Po wpłynięciu zgłoszenia nieprawidłowości, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń, niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni roboczych od dnia wpływu:

• wydaje potwierdzenie zgłoszenia nieprawidłowości na formularzu, którego wzór określono w Załączniku Nr 2 do niniejszej Procedury (możliwe tylko w przypadku zgłoszenia nie anonimowego),
• dokonuje wstępnej analizy zgłoszenia,
• nadaje lub nie nadaje osobie zgłaszającej statusu sygnalisty.

3. Jeżeli zgłoszenie nadaje się do rozpoznania, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń wszczyna postępowanie wyjaśniające, które toczy się przed Zespołem ds. naruszeń prawa, na zasadach określonych w niniejszej Procedurze.
4. Nadzór nad postępowaniem wyjaśniającym prowadzonym przez Zespół ds. naruszeń prawa sprawuje osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń.
5. Przekroczenie terminu wskazanego powyżej uzasadnione jest wyłącznie w razie konieczności podjęcia dodatkowych czynności w ramach wstępnej analizy zgłoszenia (np. konieczność uzupełnienia zgłoszenia, zgromadzenie dodatkowych dowodów). Wstępna analiza zgłoszenia nie może trwać dłużej niż 14 dni.
6. Rozpatrzenie zgłoszenia nieprawidłowości następuje bez zbędnej zwłoki, w okresie nie dłuższym niż 30 dni od daty wszczęcia postępowania wyjaśniającego, pod warunkiem możliwości zebrania w tym czasie przez podmiot rozpatrujący niezbędnych dokumentów i dowodów.
7. W szczególnie skomplikowanych przypadkach rozpatrzenie zgłoszenia nieprawidłowości może nastąpić w terminie nie dłuższym niż 90 dni od daty wszczęcia postępowania wyjaśniającego.
8. Z przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego Zespół ds. naruszeń prawa sporządza raport, który obejmuje także rekomendacje Zespołu w zakresie załatwienia sprawy i przedstawia go Kierownictwu Placówki.
9. Osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń ma obowiązek poinformować sygnalistę o sposobie załatwienia sprawy w terminie 30 dni od zakończenia rozpatrywania zgłoszenia.

§14 ZESPÓŁ DS. NARUSZEŃ PRAWA

1. Postępowanie wyjaśniające prowadzone jest przez Zespół ds. naruszeń prawa w składzie przynajmniej 3- osobowym, zapewniający niezależność, obiektywizm i kompetencje.
2. Członkowie Zespołu ds. naruszeń prawa powoływani są doraźnie zarządzeniem Kierownictwa Placówki i prowadzą postępowanie na podstawie doraźnych upoważnień wydanych przez Kierownictwo Placówki
3. Skład Zespołu prowadzącego postępowanie proponuje Pełnomocnik (może wyznaczyć do składu także siebie). W razie potrzeby do składu Zespołu można powołać osoby nie będące pracownikami Placówki.
4. Do wykonania określonych czynności specjalistycznych w trakcie postępowania Pełnomocnik może dodatkowo powołać ekspertów będących lub nie będących pracownikami Placówki.
5. Członkiem Zespołu ani ekspertem nie może być:

• sygnalista, który przekazał zgłoszenie, będące przedmiotem wyjaśnienia;
• osoba, której dotyczy zgłoszenie;
• osoba będąca bezpośrednim podwładnym lub przełożonym osoby, której dotyczy zgłoszenie;
• osoba bliska w stosunku do osoby, której dotyczy zgłoszenie (w rozumieniu przepisów kodeksu karnego);
• osoba wykonująca czynności lub załatwiająca sprawy, których prawidłowość będzie przedmiotem badania;
• osoba, której udział w postępowaniu wzbudzałby uzasadnione wątpliwości co do jej bezstronności z innych przyczyn.

6. W trakcie prowadzenia postępowania wyjaśniającego członkowie Zespołu mają prawo:

• dostępu do dokumentów i danych Placówki;
• uzyskiwania przetworzonych i nieprzetworzonych informacji od pracowników poszczególnych komórek organizacyjnych;
• uzyskiwania ustnych i pisemnych wyjaśnień od pracowników i zleceniobiorców Placówki;
• dostępu do pomieszczeń jednostki w celu dokonania wizji lokalnej lub zabezpieczenia dowodów;
• korzystania z pomocy Inspektora Ochrony Danych;
• konsultowania, w niezbędnym zakresie, uzyskanych informacji i danych z sygnalistą.

7. Z ustaleń poczynionych podczas postępowania wyjaśniającego Zespół sporządza raport i przedkłada go Kierownictwu Placówki.
8. Raport z postępowania wyjaśniającego zawiera opis ustalonego stanu faktycznego, w tym ustalone nieprawidłowości i ich przyczyny, zakres i skutki oraz osoby za nie odpowiedzialne.

§15 ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

1. Do raportu z postępowania wyjaśniającego Pełnomocnik załącza propozycje dalszych działań. W zależności od ustaleń działania te mogą obejmować czynności przeciwko osobom winnym naruszeń, działania zapobiegające naruszeniom oraz wzmacniające system kontroli wewnętrznej w jednostce.
2. Środki takie mogą obejmować w szczególności:

• zamknięcie procedury bez podejmowania dalszych działań (w przypadku niepotwierdzenia się zgłoszenia);
• przeprowadzenie rozmowy, zwrócenie uwagi pracownikowi;
• upomnienie pracownika, pozbawienie premii itp.
• zmiany lub rotacje na stanowiskach;
• zmiany w wewnętrznych procedurach;
• podjęcie działań cywilnoprawnych, dotyczących, np. zawartych umów, naprawienia szkody, wypłacenia odszkodowania;
• złożenie wniosku o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego;
• złożenie wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie naruszenia dyscypliny finansów publicznych;
• złożenie zawiadomienia o uzasadnionym podejrzeniu popełnienia przestępstwa (w przypadku zgromadzenia dowodów);
• poinformowanie właściwych służb (w przypadku zgromadzenia poszlak).

3. Kierownictwo Placówki określa dalsze działania i osoby odpowiedzialne za ich realizację. Pełnomocnik monitoruje realizację tych działań oraz udziela pomocy osobom za nie odpowiedzialnym.
4. Pełnomocnik informuje sygnalistę o poczynionych ustaleniach oraz o zatwierdzonych środkach niezwłocznie po zatwierdzeniu wniosków przez Kierownictwo Placówki nie później niż 30 dni od zakończenia rozpatrywania zgłoszenia.
5. Poczynione ustalenia, zatwierdzone środki oraz ich realizacja są rejestrowane w Rejestrze zgłoszeń.

§16 REJESTR ZGŁOSZEŃ NIEPRAWIDŁOWOŚCI

1. W Rejestrze nieprawidłowości rejestruje się każde zgłoszenie nieprawidłowości, niezależnie od dalszego przebiegu postępowania wyjaśniającego.
2. Za prowadzenie Rejestru nieprawidłowości w Placówce odpowiada osoba odpowiedzialna za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń.
3. Rejestr nieprawidłowości zawiera w szczególności: :

• numer zgłoszenia
• przedmiot naruszenia prawa
• datę dokonania zgłoszenia
• dane kontaktowe sygnalisty, chyba że zgłoszenie nieprawidłowości miało charakter anonimowy,
• wszystkie szczegółowe informacje posiadane na temat zgłoszenia,
• przebieg analizy i rozpatrzenia zgłoszenia nieprawidłowości,
• osoby i organy biorące udział w procesie analizy i rozpatrzenia zgłoszenia ,
• wszelkie decyzje i eskalacje (jeżeli występują),
• informacje o podjętych działaniach następczych,
• datę zakończenia sprawy.

4. Wzór Rejestru zgłoszeń nieprawidłowości stanowi załącznik do niniejszej Procedury.
5. Poza prowadzeniem Rejestru, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń , przy zachowaniu zasad poufności, jest zobowiązana do przechowywania wszelkich dowodów, dokumentów i informacji zebranych w toku analizy oraz informacji dotyczących rozpatrzenia zgłoszenia przez okres 5 lat od czasu zakończenia postępowania wyjaśniającego.

§17 DANE OSOBOWE

1. Przetwarzanie danych osobowych, powinno być dokonywane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwane dalej: RODO) oraz dokumentacją w zakresie wdrożonej dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych.
2. Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych. Sygnalista, który dokonał zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinien niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić Zespół ds. naruszeń prawa, który jest zobowiązany do podjęcia działań mających na celu ochronę sygnalisty.

§18 KLAUZULA INFORMACYJNA
DLA OSÓB DOKONUJĄCYCH ZGŁOSZENIA NARUSZENIA PRAWA („SYGNALISTÓW”), OSÓB POMAGAJĄCYCH W DOKONANIU ZGŁOSZENIA ORAZ OSÓB, KTÓRYCH DOTYCZY ZGŁOSZENIE

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest MERKURY Sp. z o.o. z siedzibą w Dąbrowie Górniczej przy ul. Adamieckiego 13zwane dalej: "Administratorem". Może Pani/Pan skontaktować się z Administratorem pisząc na adres: biuro@przychodniamerkury.pl
2. Celem i podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych jest: wykonanie zadania realizowanego w interesie publicznym — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e) RODO w zw. z Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, uzasadniony interes prawny obejmujących ustalenie, dochodzenie lub obronę ewentualnych roszczeń z tytułu zgłoszenia naruszenia prawa, w myśl art. 6 ust. 1 pkt f RODO, a także wypełnienie obowiązków prawnych dotyczących przechowywania dokumentacji związanej ze zgłoszeniami naruszenia prawa - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w związku z ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
3. Dane będą przetwarzane w okresie:

• wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) i będą przechowywane przez okres przewidziany w przepisach szczególnych
• wynikającym z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – dochodzenie roszczeń w postępowaniach sądowych oraz na drodze polubownej i będą przechowywane przez okres niezbędny do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń.

4. Ma Pani/Pan prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, żądania ich usunięcia, prawo ograniczenia przetwarzania i prawo przenoszenia danych. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, jeżeli Pani/Pana dane są przetwarzane niezgodnie z wymogami prawnymi.
5. Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane wyłącznie w zakresie związanym z realizacją powyższych celów. Nie udostępniamy Pani/Pana danych innym odbiorcom oprócz podmiotów upoważnionych na podstawie przepisów prawa.
6. Odbiorcami/Podmiotami przetwarzającymi Pani/Pana dane osobowe są pracownicy i współpracownicy Administratora upoważnieni do przetwarzania danych osobowych w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych; dostawcy usług rozwiązań technicznych oraz organizacyjnych, umożliwiających zarządzanie w tym realizujące obsługę informatyczną, księgową, prawną, ubezpieczeniową lub z zakresu BHP.
7. Administrator nie zamierza przekazywać Pani/Pana danych do państwa trzeciego ani do organizacji międzynarodowych.
8. W oparciu o Pani/Pana dane osobowe Administrator nie będzie podejmował zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania.
9. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować na adres: MERKURY Sp. z o.o. 41-300 Dąbrowa Górnicza, ul. Adamieckiego 13 tel: 32 262 36 71/72 adres e mail: biuro@przychodniamerkury.pl

§19 POSTANOWIENIA KOŃCOWE

Zmiany niniejszej Procedury dokonywane są w trybie zarządzenia Kierownictwa Placówki.